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La règle qui peut changer votre vie

20 novembre 2010 4 693 views 7 Comments

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« Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait..» Peter Drucker

Un génie dénommé Pareto

Né à Paris au milieu du XIXème siècle, Vilfredo Pareto était un sociologue et économiste de renom. A l’aube de sa soixantième année, alors qu’il reste un contestataire engagé, toujours à l’affut d’un argument lui permettant d’engager une polémique contre le gouvernement, Pareto étudie rigoureusement les données fiscales de l’Angleterre, de la Russie, de la France, de la Suisse, de la Prusse et de l’Italie. Il s’aperçoit avec stupéfaction que dans l’ensemble de ces pays, la répartition de la richesse suit une loi mathématique qui pourrait se résumer de la manière suivante : 80% des richesses sont détenues par 20% de la population. C’est ce principe qui sera plus tard largement diffusé sous l’étiquette de « loi de Pareto », l’un des grands principes des personnes productives.

Cette loi empirique extrêmement simple commence à prendre de l’ampleur dans la deuxième moitié du XXème siècle alors qu’on s’aperçoit de sa valeur « universelle ». En définitive, dans une multitude d’évènements de votre vie, la majorité des effets sont produits par une minorité des causes. Plus concrètement :

  • 80% de souvenirs d’une relation passée proviennent de 20% des évènements de cette même relation.
  • 80% de vos émotions les plus fortes dans une salle de cinéma proviennent de 20% des films que vous avez pu voir.
  • 80% du temps ou vos enceintes diffusent de la musique, ce sont les mêmes 20% de votre bibliothèque musicale que vous écoutez.
  • 80% de meilleurs moments de votre vie sont passés avec les 20% les plus importants de vos proches.
  • Et ainsi de suite…

Si nous nous ramenons au monde de l’entreprise, la loi de Pareto permet ainsi de trier un quelconque agrégat de tâches en deux sous parties pour cibler notre productivité : les problèmes vitaux et les problèmes secondaires. On s’aperçoit ainsi souvent que près de 80% du chiffre d’affaires d’une entreprise ou d’un de ses attachés commerciaux est réalisée avec moins de 20% de ses clients, ou que près de 80% des réclamations proviennent de moins de 20% des clients, ou, encore plus intéressant, que 80% de l’accomplissement d’un projet nécessite en général 20% de l’effort fourni au total. La loi de Pareto est donc un outil essentiel de gestion et d’efficacité dont la maitrise peut amener des gains significatifs de productivité.

Quelles sont les activités qui importent réellement ?

Imaginez-vous. Vous vous réveillez demain matin avec une maladie incurable et mortelle qui vous empêchera de travailler plus de deux heures par jour jusqu’à la fin de votre tendre existence. Ce triste sort aurait un avantage indéniable : il vous obligerait à cogiter sur les moyens à mettre en œuvre pour conserver votre poste et votre salaire en travaillant au moins cinq fois moins longtemps qu’actuellement, une productivité surhumaine en somme. C’est la qu’intervient la loi de Pareto dont nous parlions il y a quelques minutes. Le seul moyen d’arriver à un résultat aux allures de rêves inaccessible va être de vous focaliser sur les tâches essentielles, les 20% de votre travail qui comptent pour 80% de vos résultats.

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Prenons un exemple concret afin d’illustrer cette idée : Jérôme est un français moyen d’une trentaine d’année, fraichement marié et heureux papa d’une petite Noa, il a décidé de réduire ses dépenses personnelles pour offrir des vacances de rêve à sa famille. Il a soigneusement étalé ses trois derniers relevés de compte sur son bureau personnel et dresse une liste exhaustive de l’ensemble de ses dépenses. En moyenne, il note que celles ci s’élèvent à 1500 € par mois. Jérôme est organisé, il classe chaque dépense dans une des 20 catégories qu’il a prédéfini (alimentaire, vestimentaire, essence, assurances, etc.) et passera ensuite une demi heure pour réfléchir à la manière d’économiser 20% de ses dépenses dans chaque catégorie. Le calcul est assez simple, Jérôme va passer 10 heures à préparer son plan d’attaque pour réussir à économiser 20% de ses 1500 € mensuels, soit 300 € par mois. Peu importe qu’il y passe 10 heures me direz vous, on ne passe jamais assez de temps à réfléchir si c’est pour faire plaisir à sa famille n’est-ce pas ?

Pourtant, si Jérôme avait regardé de plus près, il se serait rendu compte que trois de ses catégories représentaient à elles seules 1350 Euros, 90% de ses dépenses mensuelles. En se concentrant uniquement sur ces trois la, il aurait économisé 270 € par mois et 8h30 de son temps. De quoi passer un dimanche complet à s’occuper de son fils et vivre l’un de ces moments uniques et extraordinaires qu’on regrette d’avoir manqué quelques années plus tard. Les enfants grandissent trop vite.

Comment appliquer la loi de Pareto avec succès

Cet exemple est évidemment simpliste mais reflète parfaitement la philosophie à adopter avec votre vie professionnelle. Ne multipliez pas votre temps de travail par cinq pour n’améliorer que légèrement la qualité de ce que vous produisez. Mais comment passer de cette illustration enfantine à la complexité de nos journées de travail ? En utilisant l’outil le plus simpliste qui soit : la liste des activités que vous prévoyez de faire dont nous avions déjà parlé dans l’article consacré à la procrastination.

L’idée est donc de réaliser cette liste chaque matin, ou chaque début de semaine. Prenez un peu de temps pour ne pas oublier de tâche importante, mais évitez de passer plus de 5 minutes à l’élaboration de la liste en elle-même. Si vous avez oublié quelque chose, peu importe, vous l’ajouterez plus tard. Une fois la liste achevée, il va falloir classer chacun des éléments qui la composent dans une des deux catégories suivantes : ce qui est réellement vital et ce qui est secondaire.

Si vous vous débrouillez bien, près de la moitié de vos activités devraient se trouver en dehors de la catégorie « vitale ». Les premières fois sont assez compliquées, mais l’habitude viendra rapidement. Il est fort probable que vous éprouviez des difficultés à classer certaines activités dans les catégories prédéfinies. Si c’est le cas, commencer par répondez aux questions suivantes en toute honnêteté :

  • Si je ne devais faire qu’une de ces tâches, laquelle serait-ce ?
  • Si je devais en éliminer une seule, laquelle éliminerai-je ?
  • Quel impact aura cette activité sur le rendu final de mon travail (est-elle génératrice d’une partie significative de mon chiffre d’affaires, aura t’elle un impact significatif sur mes critères d’évaluation, etc.) ?
  • Est-ce que mon travail sera inacceptable du point de vue de mes clients / supérieurs si je ne réalise pas cette activité ?
  • Quel impact aura la non-réalisation de cette tâche sur le travail de mes collègues ?
  • Quel est mon rôle au cours de cette activité : suis-je indispensable ? suis-je la à titre participatif ?
  • Y’a-t-il des décisions à prendre ? Quelqu’un peut-il prendre des décisions à ma place durant cette activité ?
  • Les réponses à ces questions devraient vous aider à réaliser si vous faites face à quelque chose de vital ou à une simple activité secondaire. Si jamais vous êtes encore coincés après avoir répondu à chacune d’entre elles, placez les activités restantes dans une troisième catégorie sur laquelle vous reviendrez une fois que l’ensemble des tâches vitales auront été exécutées.
  • La liste que vous avez crée à 8 heures le matin n’est évidemment pas figée, d’autres éléments peuvent venir s’y ajouter au cours de votre journée parce que certaines choses inattendues vous tombent dessus ou parce que vous avez oublié de répertorier une des tâches. Pas de panique, chaque fois qu’une personne viendra pour tenter d’allonger votre liste, posez lui ces questions et forcez la à éliminer d’elle même sa demande si celle-ci n’est pas d’un intérêt vital.  Vous allez vous rendre compte du nombre de demandes secondaires qui peuvent être formulées dans le courant d’une journée.

En synthèse

Dés lundi prochain, munissez vous dune feuille de papier blanche et dun stylo

  • Établissez une liste précise des tâches que vous auriez réalisées en temps normal pendant la journée ou la semaine.
  • A coté de chaque tâche, notez le temps que vous auriez passé sur chacune dentre elles.
  • Posez vous les questions mentionnées ci-dessus pour chaque thématique et classez les en trois catégories : les tâches vitales, les tâches secondaires et les intermédiaires.
  • Calculez le temps que vous économiseriez en ne faisant plus lensemble des tâches secondaires
  • Si les tâches de la liste secondaire représentent moins dun tiers de votre temps journalier, repassez sur les activités vitales et reposez vous les questions une seconde fois.

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7 Commentaires »

  • Tweets that mention La règle qui peut changer votre vie | WorldEmotions -- Topsy.com said:

    [...] This post was mentioned on Twitter by N. Pène – Fenice, Dev Perso and Genevieve Labadie, WorldEmotions. WorldEmotions said: La règle qui peut changer votre vie: « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque ch… http://bit.ly/9rdilR [...]

  • Vigier Jean Jacques said:

    World Émotion, nous fait voir une autre Émotion de la vie.

    Une belle approche, j’ai bien apprécié le site, et ma fait découvrir D,autres émotions.

  • Sophie | Esprit de Succès said:

    Effectivement, ce genre de principe peut changer la vie !
    Je viens de le découvrir avec cette suggestion de Léo Babauta : « Identifier l’essentiel. Éliminer tout le reste ».
    Depuis que je me concentre sur les tâches vitales, curieusement les tâches secondaires se réalisent toutes seules, ou elles s’éliminent d’elles-mêmes. C’est génial !

  • sylvie said:

    Très bel article Julien !
    La loi de Pareto cela fait pas mal de temps que je l’ai découverte et je l’applique au maximum, surtout au travail, pour mon blogs.
    Et plus efficace encore que Pareto, c’est Pareto couplé à la loi de Parkinson (le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son accomplissement).
    Mise en application des 2 lois en même temps : « identifier le petit nombre de tâches qui t’apporte le maximum de résultats et les programmer avec des dates buttoirs,courtes et précises »
    EFFICACITE GARANTIE !!!

  • admin (author) said:

    Merci à tous!
    @ Jean Jacques : C’est exactement la raison pour laquelle j’ai crée ce site. Ce court message me va droit au cour
    @ Sophie : Je découvre avec le temps que ce principe est une évidence pour beaucoup, mais ne convient pas à toutes les personnalités! Pour ceux qui l’utilisent, toute la complexité tient dans la capacité à bien jauger ou s’arrêtent les taches dites secondaires…
    @ Sylvie : Merci pour ton commentaire, c’est un plaisir de te voir dans le coin ;). La loi de Parkinson est un indispensable; et et évidement profondément couplée à celle de Pareto. Elle est cependant bien plus complexe à comprendre dans le bon sens selon moi. J’estime cependant que le la loi de Parkinson est en réalité un couplage de la loi de de Pareto et des activités de procrastination!

  • Les ressources du changement – Développement Personnel » Archive » Lois, règles et méthodes de productivité said:

    [...] http://www.worldemotions.net/2010/11/la-regle-qui-peut-changer-votre-vie/ Cet article présente ce qu’est la loi de Pareto et comment l’appliquer dans sa vie quotidienne. Pour réumer, cette loi s’énonce de la façon suivante : « 20% de votre travail comptent pour 80% de vos résultats ». La méthode y est détaillée, bien introduite et présente des exemples pertinents. [...]

  • Les ressources du changement » Archive » Lois, règles et méthodes de productivité said:

    [...] http://www.worldemotions.net/2010/11/la-regle-qui-peut-changer-votre-vie/ Cet article présente ce qu’est la loi de Pareto et comment l’appliquer dans sa vie quotidienne. Pour réumer, cette loi s’énonce de la façon suivante : « 20% de votre travail comptent pour 80% de vos résultats ». La méthode y est détaillée, bien introduite et présente des exemples pertinents. [...]

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